Calculer vos frais kilométriques à partir de votre véhicule et de votre distance kilométrique
Les frais kilométriques concernent les déplacements professionnels effectués par une personne en portage salarial dans le cadre de ses missions. Par exemple, si elle se rend chez un client, participe à une formation ou à un événement professionnel, les kilomètres parcourus peuvent être remboursés. Ces frais sont alors pris en compte dans sa gestion administrative.
Un simulateur de frais kilométriques en portage salarial offre de nombreux avantages aux professionnels et à leurs clients. Il permet une meilleure visibilité des dépenses liées aux déplacements. Il facilite également leur gestion au quotidien. Cet outil répond à plusieurs objectifs essentiels, notamment l’optimisation du budget et la transparence des frais.
Le calcul des frais kilométriques repose sur un barème officiel. Il prend en compte le type de véhicule, sa puissance fiscale et les kilomètres parcourus. Ces éléments déterminent le taux kilométrique applicable aux déplacements professionnels.
Voici les étapes à suivre pour effectuer ce calcul. Commencez par identifier la puissance fiscale de votre véhicule. Elle figure sur votre carte grise, exprimée en chevaux fiscaux (CV). Ensuite, enregistrez le nombre total de kilomètres parcourus pour des raisons professionnelles sur l’année ou la période concernée.
Multipliez ce nombre par le montant indiqué dans le barème correspondant à votre puissance fiscale et à la plage de kilométrage. L’administration fiscale publie ce barème chaque année. Il précise, pour chaque catégorie, un montant en euros par kilomètre. Grâce à ce calcul, vous pouvez estimer précisément vos frais de déplacement.
Exemple
Imaginons que vous ayez une voiture de 5 CV et que vous ayez parcouru 10 000 km pour des raisons professionnelles en une année. Supposons que le barème kilométrique pour une voiture de 5 CV soit de 0,357 €/km (voir barème frais kilométrique).
Frais kilométriques = (0.357 x 10 000) + 1 395 = 4 965 €
Ainsi, vous pourriez potentiellement déduire 4 965 € de frais professionnels liés à vos déplacements en voiture pour cette année.
Il est important de noter que des conditions spécifiques peuvent s’appliquer (par exemple, certaines limites de distance, des règles sur la justification des déplacements, etc.).
L’indemnité kilométrique vélo compense les frais engagés par les salariés utilisant un vélo pour se rendre au travail. Elle s’applique aux trajets domicile-travail effectués à vélo de manière régulière. Le montant varie selon les pays. En France, par exemple, il s’élevait à 0,25 € par kilomètre.
L’employeur choisit librement de proposer cette indemnité. Elle peut bénéficier d’une exonération fiscale, dans la limite d’un plafond défini. Cette mesure encourage les mobilités douces et contribue à la réduction des émissions de gaz à effet de serre.
Pour justifier l’indemnité, il peut être nécessaire de tenir un registre des trajets effectués à vélo.
Certains ajustements s’appliquent aux frais kilométriques pour les véhicules électriques utilisés à des fins professionnelles.
L’administration fiscale française a mis en place un barème spécifique pour ces véhicules. Il s’adresse aux voitures électriques, qui ne rejettent pas de CO2. Ce barème tient compte de leur coût d’utilisation, souvent inférieur à celui des véhicules thermiques.
Comme pour tout véhicule, vous devez noter les kilomètres parcourus pour des raisons professionnelles. Multipliez ensuite ce chiffre par le taux du barème dédié aux véhicules électriques. Ce calcul permet d’obtenir le montant des frais à déclarer.
Il est essentiel de conserver tous les justificatifs liés à ces déplacements : factures de recharge, détails des trajets, relevés kilométriques, etc.
Autres avantages liés aux véhicules électriques :
Outre le barème spécifique, d’autres aides peuvent s’appliquer. Vous pouvez bénéficier de crédits d’impôt, primes à la conversion ou réductions de taxes selon les cas. Certains frais de recharge sont aussi déductibles, notamment si la recharge se fait hors du domicile et engendre des coûts supplémentaires.
Si vous utilisez deux véhicules différents pour des déplacements professionnels, le calcul des frais kilométriques doit être effectué séparément pour chaque véhicule, en tenant compte des spécificités de chacun.
Effectuez le calcul pour chaque véhicule et additionnez les montants pour obtenir vos frais kilométriques totaux.
Exemple
Supposons que vous ayez une voiture essence de 6 CV pour laquelle vous avez parcouru 5 000 km, et une voiture électrique de 3 CV pour laquelle vous avez parcouru 3 000 km. Imaginons que le barème pour la voiture essence soit de 0,665 €/km et pour la voiture électrique de 0,634 €/km.
Il est essentiel de conserver tous les justificatifs liés à vos déplacements professionnels et de vous assurer que le double usage de deux véhicules pour des raisons professionnelles est bien accepté par votre administration fiscale.
Déclarer ses frais kilométriques en portage salarial est une démarche qui présente plusieurs avantages, surtout sur le plan fiscal. Voici pourquoi cette déclaration est essentielle :
En conclusion, déclarer les frais kilométriques en portage salarial est non seulement une obligation légale mais aussi une opportunité d’optimiser sa situation fiscale. Il est essentiel de le faire en respectant les barèmes et directives fournies par des entités comme « impôts gouv » et de toujours conserver les justificatifs nécessaires pour prouver la réalité des déplacements en cas de contrôle.
Pour obtenir le remboursement, la personne portée doit fournir une sorte de justificatif, comme un carnet de bord détaillé, indiquant les déplacements, les dates, les raisons, etc. Chez Human portage, ces frais kilométriques sont déduits du chiffre d’affaires de la personne portée avant le calcul de sa rémunération, ce qui réduit de fait les cotisations sociales et la base imposable.
Pour obtenir le remboursement des frais kilométriques, la personne portée doit fournir un justificatif précis. Il peut s’agir d’un carnet de bord détaillant les déplacements, les dates, les lieux et les raisons de chaque trajet.
Chez Human Portage, ces frais sont déduits du chiffre d’affaires avant le calcul de la rémunération. Cette méthode réduit la base imposable et les cotisations sociales, ce qui optimise la situation fiscale du salarié porté.
En plus des frais kilométriques, d’autres indemnités peuvent s’appliquer. Elles concernent par exemple les repas, l’hébergement ou d’autres dépenses liées aux missions professionnelles. Il est important de bien distinguer chaque type de frais pour les déclarer correctement et bénéficier d’un remboursement optimal.
Un levier d’optimisation financière :
La déduction des frais kilométriques en portage salarial permet de récupérer une partie des coûts liés aux déplacements professionnels. En respectant les barèmes en vigueur et en fournissant les justificatifs requis, le salarié porté améliore sa gestion financière. Cet avantage renforce l’attractivité du portage salarial pour les indépendants recherchant souplesse et sécurité.
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