Que sont les frais professionnels ?
Les frais professionnels sont les dépenses qu’un salarié engage pour les besoins de son activité. Ils peuvent être remboursés par l’employeur, et en impôt sur le revenu ils sont couverts par une déduction forfaitaire de 10 % ou, au choix du contribuable, par la déduction des frais réels justifiés.
À quoi servent les frais professionnels ?
Ils permettent de faire rembourser au salarié ce qu’il avance pour son travail, sans que ces remboursements soient comptés comme du salaire dans les règles de l’Urssaf. Ils peuvent aussi réduire le revenu imposable.
Les trajets en voiture en sont l’exemple le plus courant : voir nos explications sur les frais kilométriques.
Comment ça fonctionne ?
Deux logiques coexistent :
- Côté social : l’employeur rembourse soit les dépenses réellement engagées, sur justificatifs, soit une allocation forfaitaire dans des limites fixées par arrêté.
- Côté impôt : la déduction de 10 % s’applique automatiquement, avec un minimum de 509 € et un maximum de 14 555 € par membre du foyer pour la déclaration 2026 (revenus 2025).
- Les frais réels : ils doivent être nécessités par l’activité, payés dans l’année et justifiés. Les justificatifs se conservent 3 ans et ne se joignent pas à la déclaration.
- Le barème kilométrique : non revalorisé en 2026, il donne par exemple d × 0,636 pour une voiture thermique de 5 CV jusqu’à 5 000 km.
On ne peut pas combiner la déduction de 10 % et les frais réels : le choix vaut pour l’ensemble des salaires.
Un exemple concret
Un salarié déclare 20 000 € de salaires et parcourt 4 500 km par an pour son travail avec une voiture thermique de 5 CV, sans remboursement de l’employeur. La déduction de 10 % donne 2 000 €. Les frais réels au barème donnent 4 500 × 0,636 = 2 862 €, soit 862 € de plus, à condition de conserver les justificatifs. Exemple simplifié, valable pour la déclaration 2026.
Les erreurs à éviter
- Cumuler les 10 % et les frais réels : il faut choisir l’un ou l’autre pour tous ses salaires.
- Oublier d’ajouter les remboursements de l’employeur : si vous optez pour les frais réels, les indemnités et remboursements reçus s’ajoutent à vos salaires déclarés.
- Ne pas conserver les justificatifs : ils restent à disposition de l’administration pendant 3 ans. Pour estimer vos trajets, utilisez notre simulateur de barème kilométrique.
Questions fréquentes sur les frais professionnels
Avec le remboursement des dépenses réelles, l’employeur rembourse ce que le salarié a dépensé et conserve les justificatifs. Avec l’allocation forfaitaire, un montant fixe est versé : selon l’Urssaf, sous les limites d’exonération, aucun justificatif des dépenses n’est nécessaire, mais leur caractère professionnel doit pouvoir être démontré.
Quand vos dépenses professionnelles non remboursées et justifiées dépassent la déduction forfaitaire de 10 %. Le choix vaut pour l’ensemble de vos salaires, et chaque membre du foyer choisit pour lui-même.